Formations

L’activité professionnelle de l’Assistant de Direction s’articule autour de trois pôles d’intervention dominants : la communication, l’organisation et la documentation. Elle se situe en amont de la prise de décision qu’elle vise à faciliter et en aval pour permettre sa mise en oeuvre.

Les tâches qu’elle recouvre se caractérisent par leur diversité, leur simultanéité et leur relative irrégularité qui exigent de l’Assistant de Direction l’aptitude à organiser son travail pour respecter les contraintes de temps et de qualité qui lui sont imposées.

Activités relevant du pôle communication

Domaine de la communication écrite textuelle et visuelle

Rédaction, traitement et production de textes divers dans des contextes professionnels variables
Conception, traitement, production, sélection de messages visuels sur des supports divers.
Elaboration et présentation de la synthèse de documents, de dossiers, d’opérations ; préparation de la revue de presse.
Diffusion et transmission de tous documents.

Domaine de la communication orale et non verbale

Accueil en situation de face à face, accueil au téléphone. Pratique du téléphone. Filtre des appels téléphoniques et des visiteurs. Présentation orale d’informations devant une personne, devant un petit groupe. Ecoute active en situation de relation interpersonnelle ou dans un petit groupe. Mise en relation et facilitation des relations entre deux personnes ou un petit groupe. Animation d’une petite équipe. Participation à une réunion, animation d’un petit groupe. Participation à des entretiens, conduite d’entretiens dans un contexte de relations courantes.

2. Activités du pôle organisation

Gestion de l’information textuelle et numérique

Gestion de l’information, Choix, organisation et/ ou utilisation de supports d’information: supports papier, magnétiques, optiques ... Conception, organisation et /ou utilisation de fichiers, de bases de données. classement, archivage.

Gestion du temps

Organisation des rendez-vous, tenue d’agendas. Conception et suivi de programmes, d’échéanciers, tenue de plannings, relances... Gestion des activités Organisation de réunions courantes. Organisation de voyages et déplacements.organisation et répartition des tâches et des moyens au sein d’une petite équipe: affectation des moyens; élaboration de consignes; contrôle de l’utilisation des équipements et des procédures bureautiques; monitorat auprès du personnel. Tenue d’un budget lié à une opération ou à l’activité d’un service, suivi des dépenses.

Gestion des projets

Planification, affectation des moyens, mise en oeuvre, suivi, bilan d’opérations diverses telles que : organisation d’une manifestation à caractère exceptionnel, élaboration d’une plaquette, introduction de nouvelles procédures, de nouveaux équipements, de nouvelles applications.

3. Activités relevant du pôle documentation

Recherche et exploitation des sources documentaires. Choix et consultation de banques de données.
Constitution et actualisation de dossiers documentaires. Organisation et gestion de la documentation.
L’ensemble de ces activités implique un recours constant et intégré aux outils de la bureautique et de la télématique.
L’Assistant de Direction peut être appelé à exercer l’ensemble de ces activités en langue française ou dans une langue étrangère.